外国人雇用状況の届出とは|提出義務・期限・罰則を人事向けに整理Foreign Employment Notifications in Japan: Filing Duties, Deadlines, and HR Compliance

外国人を雇い入れた事業主には、在留資格や在留期間などを確認し、外国人雇用状況を届け出る義務があります。対象者が離職したときにも届出が必要です。

国内の外国人労働者数は2,571,037人(前年比268,450人増(+11.7%))(厚生労働省「外国人雇用状況」の届出状況まとめ(令和7年10月末時点)、2026-01-30 公表)に達し、外国人を雇用する事業所数も371,215所(前年比29,128所増(+8.5%))となっています。人事担当者は、就労可否の確認、届出、提出記録の管理を入退社フローに組み込む必要があります。

以下では、厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」に基づき、対象者、提出書類、期限、罰則を整理します。個別の適用判断は、管轄のハローワークや行政書士、社会保険労務士などの有資格専門家へ確認してください。

外国人雇用状況の届出とは、事業主が外国人を雇い入れたとき、または外国人が離職したときに、氏名、在留資格、在留期間、在留カード番号などを厚生労働大臣へ届け出る制度です。実際の提出先は、原則として対象者が勤務する事業所を管轄するハローワークです。

根拠となるのは、労働施策総合推進法第二十八条第一項です。同項は、事業主に対して、外国人労働者の雇入れ時と離職時に必要事項を確認し、届け出ることを求めています。

「在留資格の手続きを済ませれば、雇用に関する届出も完了する」という理解は誤りです。在留資格に関する手続きは出入国在留管理行政に対して行い、外国人雇用状況の届出は事業主がハローワークへ行います。

原則として、外国籍の労働者を雇い入れ、または離職させた事業主が対象です。正社員、契約社員、パート、アルバイトといった雇用形態の名称だけで対象外とは判断できません。

「雇用保険に加入しない外国人は届出不要」という理解は誤りです。雇用保険の対象外であっても、雇用関係があれば外国人雇用状況届出書による届出が必要となる可能性があります。

業務委託については、契約名称だけで結論を出さず、指揮命令関係などの実態を確認します。雇用関係に当たるか判断できない場合は、労働基準監督署や有資格専門家へ相談してください。

在留カードの表面では、氏名、生年月日、国籍・地域、住居地、在留資格、就労制限の有無、在留期間、満了日、在留カード番号を確認します。裏面では、住居地の変更履歴、資格外活動許可欄、在留期間更新等申請欄を確認します。

資格外活動許可欄に記載があっても、あらゆる職務に従事できるわけではありません。許可内容と予定する業務、勤務条件を照合してください。

カードの状態は、出入国在留管理庁の在留カード等番号失効情報照会で確認できます。在留カード番号と有効期間を入力し、失効情報に該当するかを照会します。ただし、照会結果はカード自体の真正性や、予定する業務への就労可否を証明するものではありません。券面、本人、職務内容を併せて確認します。

在留カードが交付されない人については、旅券や資格外活動許可書などから在留資格と就労可否を確認します。確認書類を判断できない場合は、出入国在留管理庁へ問い合わせてください。

提出書類は、対象者が雇用保険の被保険者となるかどうかで分かれます。

資格取得届または資格喪失届を使う場合は、外国人に関する項目を記載することで外国人雇用状況の届出を兼ねます。雇用保険の手続きだけを行い、外国人に関する欄を空欄にするのは避けてください。

氏名表記、在留資格、在留期間、在留カード番号などは、本人の申告だけに頼らず、確認書類と照合します。

手続きごとの原則的な期限は次のとおりです。

資格取得届の期限と記載方法は、厚生労働省の雇用保険被保険者資格取得届の案内、資格喪失届については雇用保険被保険者資格喪失届の案内で確認できます。期限が行政機関の休日に当たる場合の扱いは、公的案内または管轄のハローワークへ確認してください。

電子申請には、e-Gov電子申請を利用できます。ただし、雇用保険の被保険者に関する届出と、それ以外の外国人雇用状況届出では、利用する手続きが異なります。対象となる手続名を確認してから申請してください。

掲載日時点では、労働施策総合推進法第二十八条第一項に基づく届出をしなかった場合、または虚偽の届出をした場合、同法第四十条第一項第二号により三十万円以下の罰金の対象となります。根拠は、e-Gov法令検索の第二十八条と第四十条から直接確認できます。

未提出に気づいた場合は放置せず、対象者、雇入れ日または離職日、雇用保険の適用状況、未提出となった経緯を整理し、管轄のハローワークへ連絡してください。自己判断で日付を変更したり、不正確な内容を記載したりしてはいけません。

記載誤りが判明した場合も、ハローワークへ訂正方法と必要書類を確認します。罰則の適用や法的責任について個別判断が必要なときは、弁護士などの有資格専門家へ相談してください。

採用決定後は、予定する職務と在留資格の整合性を確認します。次に在留カードの表裏や旅券などを確認し、雇用保険の適用有無を判定します。その結果に応じて提出書類、期限、提出先を確定し、ハローワークまたは電子申請で届け出ます。

提出後は受付結果を確認し、雇用保険関係書類など法令上の保存義務がある書類を所定の方法で保存します。外国人雇用状況届出書の控え、確認履歴、社内チェック表など任意に作成した記録は、法定書類と区分し、自社規程に従って管理してください。

在留カードの写しを一律に保存することが届出の要件とは限りません。写しを保存する場合は、必要性と利用目的を明確にし、アクセスできる担当者、保存場所、保存期間、退職後の廃棄基準を個人情報保護規程に基づいて定めます。

採用時から退職時まで、次の項目を同じ管理表で追えるようにします。

• 募集職種と在留資格の適合性を確認したか
• 在留カードの表面と裏面を確認したか
• 必要に応じて旅券や資格外活動許可書を確認したか
• 雇用保険の適用有無を判定したか
• 使用する届出書類と提出期限を確定したか
• 管轄のハローワークを確認したか
• 提出結果と受付記録を確認したか
• 法定書類と任意の社内記録を区分して保存したか
• 在留カードの写しを保存する必要性と廃棄基準を決めたか
• 退職時の届出担当者を指定したか

入社日や退職日が決まった段階で提出期限を管理表へ登録し、採用担当者と労務担当者のどちらが提出し、誰が完了確認するかを決めてください。募集職種と候補者の経験・在留資格の適合確認や、外国人採用を前提とした選考・入社フローの整理は、ユナイテッドワールドへご相談ください。届出義務の最終判断、在留資格申請、罰則に関する法的判断は、管轄のハローワーク、出入国在留管理庁または有資格専門家へ確認してください。

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