外国人材を採用するとき、「就労ビザは本人に任せればよいのか」「会社はどこまで対応するのか」が曖昧なままだと、書類準備が滞り、予定した入社日に就労できない可能性があります。
日本国内の外国人労働者数は2,571,037人(前年比268,450人増(+11.7%))(厚生労働省「外国人雇用状況」の届出状況まとめ(令和7年10月末時点)、2026-01-30 公表)に達しています。また、「専門的・技術的分野の在留資格」は865,588人(前年比146,776人増(+20.4%))で、在留資格別で最も多くなっています。企業には、候補者の在留状況を確認し、自社が担う手続きを採用工程に組み込む対応が求められます。
本記事では、申請の主体、企業側の必要書類、処理期間の確認方法、入社日の決め方を実務の順番に沿って解説します。在留資格の判断は、職務内容、候補者の経歴、雇用条件などによって異なります。個別案件は出入国在留管理庁や行政書士などの専門家へ確認してください。
一般に「就労ビザ」と呼ばれるものは、海外の日本大使館・総領事館で発給される査証と、日本国内で活動する根拠となる在留資格を含む意味で使われています。採用実務では両者を分け、候補者の居住地と現在の在留資格から手続きを整理します。
申請の名義人は原則として外国人本人です。ただし、本人だけで手続きを完結させるわけではありません。企業には、雇用契約書、職務内容の説明資料、会社に関する資料など、受入れ機関としての書類を用意する役割があります。申請の種類によっては、企業の職員などが代理人として在留資格認定証明書の交付申請を行うこともあります。
海外在住者を呼び寄せる場合は、企業側が在留資格認定証明書の交付申請を支援し、交付後に本人が在外公館で査証を申請する流れが一般的です。査証発給後に渡航し、許可された在留資格の範囲内で就労を開始します。
国内在住者の場合、現在の在留資格と予定業務が合わなければ、本人による在留資格変更許可申請が必要になる可能性があります。在留期限が近い場合は更新許可申請も検討します。実務上は「本人が申請者となり、企業が雇用・職務・事業実態を証明する資料を提供する」と捉えると整理しやすくなります。
国内在住者については、選考中には就労可否の確認に必要な範囲で、現在の在留資格、就労制限、在留期限などを本人の申告により確認します。この段階では、在留カードの写しを一律に収集するのではなく、確認の目的と必要性を明確にします。
採用判断後または内定前の適切な段階で、本人の同意を得て在留カードの原本を確認します。確認項目は、在留資格、在留期限、就労制限の有無、資格外活動許可の有無などです。在留カードを持っているだけで、自社の予定業務に従事できるとは限りません。
海外在住者については、旅券、居住地、学歴・職歴を確認し、予定業務との関係を整理したうえで、在留資格認定証明書の交付申請へ進みます。交付後も本人による査証申請と渡航準備があるため、証明書の交付見込みだけで入社日を確定しないようにします。
確認の中心となるのは採用後の具体的な職務です。「営業」「エンジニア」「企画」といった職種名だけでなく、日常的に行う業務、必要な知識、候補者の学歴・職歴との関係を言語化します。人事部門は現場責任者から業務内容を聞き取り、求人票、雇用契約書、申請時の職務説明をそろえます。
在留情報を取得するときは、採用目的との関係を説明し、記録の保管先と閲覧できる担当者を限定します。採用選考に必要のない情報を収集しない考え方については、厚生労働省の公正な採用選考を目指しても確認してください。
海外在住者は、在留資格認定証明書の交付申請、証明書交付後の査証申請、渡航準備の順に進めます。国内在住者は、現在の在留資格と予定業務を照合し、必要に応じて在留資格変更許可申請または在留期間更新許可申請を行います。
企業側で用意する書類としては、申請書の企業記入部分、雇用契約書または労働条件を示す書類、具体的な職務内容の説明、会社案内、登記事項や事業内容を確認できる資料、財務・納税状況などに関する資料が想定されます。
本人側では、申請書の本人記入部分、旅券、顔写真、学歴・職歴を確認できる資料などを準備します。国内から申請する場合は、在留カードも確認対象になります。必要書類は在留資格、申請区分、企業の状況によって異なるため、出入国在留管理庁の在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請、在留期間更新許可申請で最新情報を確認します。
期間については、各申請ページの標準処理期間に加え、出入国在留管理庁が公表する在留審査処理期間を参照します。公表値は個別案件の完了日を保証するものではなく、申請内容や追加資料の提出によって前後する可能性があります。
社内では、公表されている処理期間とは別に、次の工程へ余裕を設けます。
入社日は、審査期間だけを基に決めず、これらの工程を含めて設定します。「必要な在留手続きが完了し、適法に就労できること」を就労開始の条件とする場合は、内定通知書や雇用契約書の表現を専門家と確認してください。許可が予定日までに確認できない場合の延期手順も、候補者と配属部門へ共有します。
求人票では、「ビザサポートあり」だけでなく、企業が対応する範囲を具体化します。たとえば、次のような記載が考えられます。
> 在留資格申請に必要な企業書類を当社で作成します。本人書類は候補者にご準備いただきます。専門家への依頼、申請手続き、費用負担の範囲は内定時に個別にご案内します。
海外在住者を対象に含める場合は、在留資格認定証明書の申請支援、査証申請時の書類提供、来日前後の連絡のうち、対応可能な範囲を記載します。国内在住者については、在留資格変更・更新に必要な企業書類の提供、専門家への取次ぎ、費用負担の有無を区別します。
内定時には、申請主体、本人と企業の提出物、費用負担、追加資料の連絡窓口、許可されなかった場合の雇用契約上の扱いを説明します。人材紹介会社は、候補者の在留状況や希望条件の確認、求人・職務内容の整理、企業と候補者の連絡調整を支援できます。一方、申請書類の作成・提出を業務として取り扱う範囲については、行政書士などの専門家へ確認し、役割を混同しないようにします。
本記事で防ぐべき不備は、在留状況を確認せず内定を確定すること、予定業務が曖昧なまま申請すること、追加資料の窓口を決めないこと、許可を確認せず就労を始めることです。次の一覧を採用案件ごとに管理します。
| 確認時期 | 確認事項 | 証憑 | 担当者 | 完了条件 |
| 選考中 | 国内在住者は、在留資格、就労制限、在留期限を本人の申告で確認する。海外在住者は、居住地、旅券の保有状況、学歴・職歴を確認する | 候補者の申告記録、経歴資料 | 採用担当 | 確認目的、取得項目、候補者の申告内容が所定の場所に記録され、閲覧者が採用担当者に限定されている |
| 採用判断後または内定前 | 国内在住者の在留カード原本を確認し、予定業務との整合性を検討する。海外在住者は旅券情報と経歴資料を確認する | 在留カード原本、旅券、経歴資料 | 採用担当 | 本人同意のもとで必要項目を確認し、記録の保管先と閲覧権限が設定されている |
| 内定前 | 予定業務、配属、雇用条件と候補者の経歴との関係を確認する | 求人票、職務説明書、雇用条件案 | 採用担当、現場責任者 | 求人票、契約、申請資料に記載する職務が一致している |
| 申請前 | 認定証明書交付、変更、更新のどの申請に当たるかを確認する | 申請区分の確認記録 | 採用担当、専門家 | 申請区分、申請主体、本人側と企業側の必要書類が確定している |
| 申請前から申請中 | 必要書類の提出状況と追加資料の連絡窓口を管理する | 書類一覧、担当者一覧 | 採用担当、管理部門 | 書類がそろい、照会先、社内承認者、記録の閲覧権限が決まっている |
| 許可後 | 許可内容、在留資格、就労制限、在留期限を確認する | 新しい在留カード、査証、認定証明書など | 採用担当 | 予定業務に従事できることが確認されている |
| 入社当日 | 在留カード原本と本人を照合し、許可内容と配属先を再確認する | 在留カード原本、配属通知 | 採用担当、労務担当 | 就労可否の確認結果がアクセス制限された社内記録へ反映されている |
外国人を雇い入れた企業には、原則として「外国人雇用状況の届出」が求められます。届出主体は事業主、提出先は事業所を管轄するハローワークです。提出方法と期限は雇用保険の被保険者に該当するかによって異なるため、厚生労働省の外国人雇用状況の届出についてで該当する期限を確認し、雇入れ時と離職時の社内手続きに組み込みます。
候補者の在留状況と予定業務に応じた採用工程・支援範囲の整理をご相談ください。ただし、在留資格の該当性に関する法的判断や、専門資格を要する申請書類の作成・提出については、行政書士などへ確認し、人材紹介会社による採用支援との担当範囲を分けて進めてください。
本記事で「当社求人データ」として示した数値は、ユナイテッドワールド株式会社が2026-08-21時点で掲載している求人1,353件を対象に集計したものです。就労ビザ支援は求人票への記載の有無を用いています。当社の取扱領域(外国籍・バイリンガルのホワイトカラー人材)に偏りがあるため、日本の労働市場全体の傾向とは一致しない可能性があります。
本文の論旨には使っていませんが、同じ集計から次のことが分かっています。当社取扱求人1,353件のうち、求人票に就労ビザ取得支援の記載がある求人は26件(1.9%)でした。なお、「明記が少ない=支援していない」ではない。求人票の記載有無を数えたものであり、実際の支援実態は集計していない。
