外国人社員を雇用している企業にとって、在留資格の「変更」と「更新」の手続きは避けて通れない業務です。特に在留期間の更新は、期限を過ぎるとオーバーステイ(不法残留)となり、企業も処罰対象になるリスクがあります。
「変更」と「更新」は似ているようで別の手続きであり、必要書類や申請タイミングが異なります。本記事では、変更と更新の違い、企業側で準備する書類、申請の流れを人事担当者向けにわかりやすく解説します。
在留資格の変更・更新手続き|企業側で必要な対応と書類一覧在留資格の変更・更新手続き|企業側で必要な対応と書類一覧
「変更」と「更新」の違い
まず、2つの手続きの違いを正確に理解しましょう。
在留資格の「変更」
いつ必要か:
在留資格の種類を変えるとき
具体例:
・留学ビザ → 技人国ビザ(卒業後に就職する場合)
・技人国ビザ → 経営・管理ビザ(起業する場合)
・家族滞在ビザ → 技人国ビザ(配偶者がフルタイム就職する場合)
・転職して業務内容が大きく変わる場合にも必要な場合がある
正式名称:在留資格変更許可申請
在留資格の種類を変えるとき
具体例:
・留学ビザ → 技人国ビザ(卒業後に就職する場合)
・技人国ビザ → 経営・管理ビザ(起業する場合)
・家族滞在ビザ → 技人国ビザ(配偶者がフルタイム就職する場合)
・転職して業務内容が大きく変わる場合にも必要な場合がある
正式名称:在留資格変更許可申請
在留資格の「更新」
いつ必要か:
同じ在留資格のまま、在留期間を延長するとき
具体例:
・技人国ビザ(在留期間1年)→ 技人国ビザ(在留期間3年)
・同じ会社で同じ業務を継続する場合の期間更新
正式名称:在留期間更新許可申請
同じ在留資格のまま、在留期間を延長するとき
具体例:
・技人国ビザ(在留期間1年)→ 技人国ビザ(在留期間3年)
・同じ会社で同じ業務を継続する場合の期間更新
正式名称:在留期間更新許可申請
変更
在留資格の種類を変える
例:留学 → 技人国
在留資格の種類を変える
例:留学 → 技人国
更新
在留資格は同じで期間を延長
例:技人国(1年) → 技人国(3年)
在留資格は同じで期間を延長
例:技人国(1年) → 技人国(3年)
在留資格変更の手続きと必要書類
在留資格の変更が必要になる最も多いケースは「外国人の転職」です。
転職時に変更が必要なケース / 不要なケース
変更が不要(届出のみ):
・転職先でも同じ在留資格に該当する業務に従事する場合
・例:A社でITエンジニア(技人国)→ B社でITエンジニア(技人国)
・この場合は「所属機関の変更届出」のみ(14日以内に入管に届出)
・ただし就労資格証明書を取得しておくと、次回の更新がスムーズ
・転職先でも同じ在留資格に該当する業務に従事する場合
・例:A社でITエンジニア(技人国)→ B社でITエンジニア(技人国)
・この場合は「所属機関の変更届出」のみ(14日以内に入管に届出)
・ただし就労資格証明書を取得しておくと、次回の更新がスムーズ
変更が必要:
・転職先の業務が現在の在留資格に該当しない場合
・例:技人国ビザ(ITエンジニア)→ 経営管理ビザ(会社役員)
・例:留学ビザ → 技人国ビザ(卒業後の新卒入社)
・転職先の業務が現在の在留資格に該当しない場合
・例:技人国ビザ(ITエンジニア)→ 経営管理ビザ(会社役員)
・例:留学ビザ → 技人国ビザ(卒業後の新卒入社)
企業側で準備する書類
変更申請時の企業側書類:
・雇用契約書の写し(職種、年収、勤務条件を明記)
・会社の登記事項証明書(発行3か月以内)
・直近の決算書(損益計算書。会社の安定性を証明)
・会社案内(事業内容がわかるパンフレット/Webサイトの印刷等)
・採用理由書(なぜこの外国人を採用するのか、業務内容の詳細)
・法人の場合:前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し
・雇用契約書の写し(職種、年収、勤務条件を明記)
・会社の登記事項証明書(発行3か月以内)
・直近の決算書(損益計算書。会社の安定性を証明)
・会社案内(事業内容がわかるパンフレット/Webサイトの印刷等)
・採用理由書(なぜこの外国人を採用するのか、業務内容の詳細)
・法人の場合:前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し
「採用理由書」は最も重要な書類の一つです。なぜこの外国人でなければならないのか、業務内容と学歴/経験の関連性を具体的に記述する必要があります。
在留期間更新の手続きと必要書類
在留期間の更新は、在留期限の3か月前から申請可能です。企業は外国人社員の在留期限を管理し、余裕を持って申請を開始しましょう。
更新申請の流れ
STEP 1:在留期限の確認
在留カードに記載された在留期限を確認。期限の3か月前になったら申請準備を開始。
STEP 2:書類の準備
企業側と外国人本人がそれぞれ必要書類を準備。
STEP 3:入管に申請
管轄の地方出入国在留管理局に申請。オンライン申請(在留申請オンラインシステム)も可能。
STEP 4:結果通知
審査期間は通常2週間〜1か月。許可されると新しい在留カードが交付される。
在留カードに記載された在留期限を確認。期限の3か月前になったら申請準備を開始。
STEP 2:書類の準備
企業側と外国人本人がそれぞれ必要書類を準備。
STEP 3:入管に申請
管轄の地方出入国在留管理局に申請。オンライン申請(在留申請オンラインシステム)も可能。
STEP 4:結果通知
審査期間は通常2週間〜1か月。許可されると新しい在留カードが交付される。
企業側で準備する書類
更新申請時の企業側書類:
企業は出入国管理局が定める4つのカテゴリに分類され、カテゴリによって必要書類が異なります。
カテゴリ1(上場企業等):書類が最も少ない
カテゴリ2(前年の給与所得の源泉徴収税額が1,000万円以上)
カテゴリ3(前年の源泉徴収税額が1,000万円未満)
カテゴリ4(上記以外):書類が最も多い
カテゴリ3・4の場合の主な書類:
・在留期間更新許可申請書
・会社の登記事項証明書
・直近の決算書
・前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し
・外国人本人の住民税の課税証明書/納税証明書
企業は出入国管理局が定める4つのカテゴリに分類され、カテゴリによって必要書類が異なります。
カテゴリ1(上場企業等):書類が最も少ない
カテゴリ2(前年の給与所得の源泉徴収税額が1,000万円以上)
カテゴリ3(前年の源泉徴収税額が1,000万円未満)
カテゴリ4(上記以外):書類が最も多い
カテゴリ3・4の場合の主な書類:
・在留期間更新許可申請書
・会社の登記事項証明書
・直近の決算書
・前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し
・外国人本人の住民税の課税証明書/納税証明書
外国人本人が準備する書類:
・在留期間更新許可申請書(本人署名欄あり)
・パスポートの提示
・在留カードの提示
・顔写真(4cm x 3cm)
・住民税の課税証明書/納税証明書(市区町村で取得)
・在留期間更新許可申請書(本人署名欄あり)
・パスポートの提示
・在留カードの提示
・顔写真(4cm x 3cm)
・住民税の課税証明書/納税証明書(市区町村で取得)
企業が注意すべき5つのポイント
注意点1:在留期限の管理をシステム化する
在留期限を過ぎると「オーバーステイ(不法残留)」となり、外国人本人は退去強制の対象、企業は不法就労助長罪に問われるリスクがあります。
対策:Excelや人事システムで在留期限を管理し、期限の4か月前にアラートを出す仕組みを構築しましょう。
対策:Excelや人事システムで在留期限を管理し、期限の4か月前にアラートを出す仕組みを構築しましょう。
注意点2:更新が不許可になるケース
不許可になりやすいケース:
・税金の未納がある(住民税の滞納は特に注意)
・犯罪歴がある
・業務内容が在留資格と合致していない
・企業の経営状況が著しく悪化している
特に住民税の未納は、外国人本人が気づいていないケースが多いです。更新前に課税証明書/納税証明書を確認しましょう。
・税金の未納がある(住民税の滞納は特に注意)
・犯罪歴がある
・業務内容が在留資格と合致していない
・企業の経営状況が著しく悪化している
特に住民税の未納は、外国人本人が気づいていないケースが多いです。更新前に課税証明書/納税証明書を確認しましょう。
注意点3:転職時の「所属機関の変更届出」
外国人が転職した場合、在留資格の変更が不要であっても、14日以内に「所属機関に関する届出」を入管に提出する義務があります(外国人本人が届出)。企業の人事は本人に届出の提出を促しましょう。
注意点4:就労資格証明書の活用
転職時に在留資格の変更が不要な場合でも、「就労資格証明書」を取得しておくことを推奨します。これは「この外国人がこの企業でこの業務を行うことに問題がない」ことを入管が証明する書類で、次回の在留期間更新がスムーズになります。
注意点5:オンライン申請の活用
2022年3月から在留申請オンラインシステムが利用可能になっています。企業がオンラインで更新申請を行えるため、入管の窓口に行く必要がなくなります。利用には事前の利用申出が必要です。
手続きスケジュールの目安
在留期間の更新を例に、推奨スケジュールを示します。
期限4か月前:在留期限アラート。準備開始。課税証明書/納税証明書の取得を本人に依頼
期限3か月前:申請書類の作成開始。企業側書類(登記事項証明書/決算書等)の準備
期限2か月前:書類が揃い次第、入管に申請(窓口 or オンライン)
期限1か月前:審査中。結果を待つ。申請中であれば在留期限を過ぎても2か月間は適法に在留可能(特例期間)
許可後:新しい在留カードを受け取り。在留カードの有効期限を社内管理システムに更新
注意:「特例期間があるから大丈夫」と安心せず、余裕を持って申請することが重要です。審査が長引くケースもあるため、3か月前の申請開始が理想です。
まとめ:期限管理と書類準備が企業の責任
在留資格の変更・更新手続きは、外国人本人だけでなく企業側にも必要書類の準備や期限管理の責任があります。特に在留期間の更新は定期的に発生するため、社内のシステム化が不可欠です。
期限の3か月前から申請を開始し、税金の未納がないことを確認し、必要書類を漏れなく準備する——この基本を守れば、手続きのトラブルはほぼ防げます。
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・候補者の在留資格を紹介前に確認
・変更/更新手続きの流れやスケジュールのアドバイス
・行政書士との連携サポート
・成功報酬型で採用決定まで費用ゼロ
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