外国人を雇い入れたとき、および外国人が離職したとき、企業はハローワーク(公共職業安定所)に届出を行う法的義務があります。これは労働施策総合推進法第28条に基づく義務であり、届出を怠ると30万円以下の罰金が科されます。
「外国人雇用状況の届出」は、2つのパターン(雇用保険の被保険者かどうか)で提出方法が異なるため、混乱しやすいポイントです。
本記事では、届出の対象者、記入項目、提出方法、提出期限をステップごとにわかりやすく解説します。
外国人雇用状況届出書の書き方と提出方法|ハローワークへの届出ガイド外国人雇用状況届出書の書き方と提出方法|ハローワークへの届出ガイド
届出の基本:誰が、いつ、どこに届け出るのか
届出義務者
届出を行うのは企業側(事業主)です。
外国人本人ではなく、雇用している企業の人事/総務担当者が届出を行います。
外国人本人ではなく、雇用している企業の人事/総務担当者が届出を行います。
届出のタイミング
2つのタイミングで届出が必要:
・雇い入れた時:外国人が入社したとき
・離職した時:外国人が退職/解雇されたとき
どちらも届出が必要です。入社時だけでなく、退職時の届出を忘れるケースが多いので注意してください。
・雇い入れた時:外国人が入社したとき
・離職した時:外国人が退職/解雇されたとき
どちらも届出が必要です。入社時だけでなく、退職時の届出を忘れるケースが多いので注意してください。
届出先
企業の所在地を管轄するハローワーク(公共職業安定所)に届け出ます。
届出の対象者
対象となる外国人:
日本国籍を有しない方で、在留資格「外交」「公用」以外のすべての外国人が対象。
対象外(届出不要):
・特別永住者(在日韓国・朝鮮人等の特別永住者は届出不要)
・在留資格「外交」「公用」の方
日本国籍を有しない方で、在留資格「外交」「公用」以外のすべての外国人が対象。
対象外(届出不要):
・特別永住者(在日韓国・朝鮮人等の特別永住者は届出不要)
・在留資格「外交」「公用」の方
届出の2つのパターン
届出の方法は、外国人が雇用保険の被保険者かどうかで異なります。
パターン1:雇用保険の被保険者の場合
方法:通常の雇用保険被保険者資格取得届/喪失届で届出を兼ねる
具体的には:
・入社時:「雇用保険被保険者資格取得届」の備考欄に、在留資格、在留期間、国籍等を記入して提出
・退職時:「雇用保険被保険者資格喪失届」の備考欄に同様の情報を記入して提出
提出期限:
・入社時:翌月10日まで
・退職時:被保険者でなくなった日の翌日から10日以内
雇用保険の届出と外国人雇用状況の届出を1つの書類で同時に行えるため、追加の手間はほぼありません。
具体的には:
・入社時:「雇用保険被保険者資格取得届」の備考欄に、在留資格、在留期間、国籍等を記入して提出
・退職時:「雇用保険被保険者資格喪失届」の備考欄に同様の情報を記入して提出
提出期限:
・入社時:翌月10日まで
・退職時:被保険者でなくなった日の翌日から10日以内
雇用保険の届出と外国人雇用状況の届出を1つの書類で同時に行えるため、追加の手間はほぼありません。
パターン2:雇用保険の被保険者でない場合
方法:専用の「外国人雇用状況届出書」を作成して提出
対象となるケース:
・週20時間未満のパートタイマー
・学生(雇用保険の適用除外)
・その他、雇用保険の被保険者にならない外国人
提出期限:
・入社時/退職時ともに、翌月末日まで
提出方法:ハローワーク窓口への持参、または電子申請(e-Gov)
対象となるケース:
・週20時間未満のパートタイマー
・学生(雇用保険の適用除外)
・その他、雇用保険の被保険者にならない外国人
提出期限:
・入社時/退職時ともに、翌月末日まで
提出方法:ハローワーク窓口への持参、または電子申請(e-Gov)
届出書の記入項目と書き方
パターン2の「外国人雇用状況届出書」の記入項目を解説します。
記入する情報
外国人に関する情報:
1. 氏名:在留カードに記載のとおり、ローマ字で記入
2. 在留資格:「技術・人文知識・国際業務」「永住者」等を正確に記入
3. 在留期間:在留カードに記載の満了日を記入
4. 生年月日:西暦で記入
5. 性別:男性/女性
6. 国籍・地域:パスポートに記載の国籍
7. 在留カード番号:12桁の番号を正確に転記
8. 資格外活動許可の有無:留学生のアルバイト等の場合に該当
1. 氏名:在留カードに記載のとおり、ローマ字で記入
2. 在留資格:「技術・人文知識・国際業務」「永住者」等を正確に記入
3. 在留期間:在留カードに記載の満了日を記入
4. 生年月日:西暦で記入
5. 性別:男性/女性
6. 国籍・地域:パスポートに記載の国籍
7. 在留カード番号:12桁の番号を正確に転記
8. 資格外活動許可の有無:留学生のアルバイト等の場合に該当
事業所に関する情報:
・事業所の名称/所在地
・雇用保険適用事業所番号
・電話番号
・届出担当者の氏名
・事業所の名称/所在地
・雇用保険適用事業所番号
・電話番号
・届出担当者の氏名
記入時の注意点:
・在留カードの原本を確認しながら記入(コピーではなく原本を見る)
・氏名はパスポート/在留カードの表記と完全に一致させる
・在留資格は略称ではなく正式名称で記入
・記入ミスがあると差し戻しになるため、提出前にダブルチェック
・在留カードの原本を確認しながら記入(コピーではなく原本を見る)
・氏名はパスポート/在留カードの表記と完全に一致させる
・在留資格は略称ではなく正式名称で記入
・記入ミスがあると差し戻しになるため、提出前にダブルチェック
提出方法:窓口 vs 電子申請
方法1:ハローワーク窓口への持参
手順:
1. 届出書を記入
2. 管轄のハローワークの窓口に持参
3. 窓口で内容確認後、受理
4. 控え(受付印が押されたもの)を保管
窓口では記入内容の確認もしてもらえるため、初めての届出の場合は窓口での提出が安心です。
1. 届出書を記入
2. 管轄のハローワークの窓口に持参
3. 窓口で内容確認後、受理
4. 控え(受付印が押されたもの)を保管
窓口では記入内容の確認もしてもらえるため、初めての届出の場合は窓口での提出が安心です。
方法2:電子申請(e-Gov)
手順:
1. e-Govアカウントを作成(初回のみ)
2. 「外国人雇用状況の届出」を選択
3. フォームに必要事項を入力
4. 電子署名を付与して送信
5. 受理通知を確認・保管
24時間いつでも提出可能で、ハローワークに行く時間を節約できます。複数名の外国人を雇用している企業には電子申請が効率的です。
1. e-Govアカウントを作成(初回のみ)
2. 「外国人雇用状況の届出」を選択
3. フォームに必要事項を入力
4. 電子署名を付与して送信
5. 受理通知を確認・保管
24時間いつでも提出可能で、ハローワークに行く時間を節約できます。複数名の外国人を雇用している企業には電子申請が効率的です。
なお、雇用保険被保険者の場合は、通常の雇用保険の電子申請(e-Gov or e-Gov連携の労務ソフト)で届出を兼ねられます。
届出を怠った場合のリスクとよくある質問
届出を怠った場合
罰則:30万円以下の罰金(労働施策総合推進法第40条)
入社時の届出だけでなく、退職時の届出を忘れるケースが多いので注意してください。退職時も必ず届出が必要です。
入社時の届出だけでなく、退職時の届出を忘れるケースが多いので注意してください。退職時も必ず届出が必要です。
よくある質問
Q:永住者の外国人も届出が必要?
A:はい、必要です。永住者であっても日本国籍を有しない限り、届出の対象です。ただし、特別永住者は対象外です。
A:はい、必要です。永住者であっても日本国籍を有しない限り、届出の対象です。ただし、特別永住者は対象外です。
Q:在留資格の変更や更新があった場合は?
A:在留資格の変更や在留期間の更新があった場合、その都度の届出義務は法律上ありません。ただし、社内で在留カード情報を最新の状態に更新・管理しておくことを推奨します。
A:在留資格の変更や在留期間の更新があった場合、その都度の届出義務は法律上ありません。ただし、社内で在留カード情報を最新の状態に更新・管理しておくことを推奨します。
Q:派遣社員の場合はどちらが届け出る?
A:派遣元企業が届出を行います。派遣先ではありません。
A:派遣元企業が届出を行います。派遣先ではありません。
Q:届出書のフォーマットはどこで入手できる?
A:ハローワークの窓口で入手するか、厚生労働省のWebサイトからダウンロードできます。e-Govの場合はオンラインフォームに直接入力します。
A:ハローワークの窓口で入手するか、厚生労働省のWebサイトからダウンロードできます。e-Govの場合はオンラインフォームに直接入力します。
まとめ:入社時と退職時、2回の届出を忘れずに
外国人雇用状況の届出は、入社時と退職時の2回、ハローワークに届け出る法的義務です。雇用保険の被保険者であれば通常の雇用保険手続きで兼ねられるため追加の手間はほぼありませんが、被保険者でない場合は専用の届出書の提出が必要です。
届出を怠ると30万円以下の罰金が科されるため、社内のチェックリストに組み込み、漏れなく対応しましょう。
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