外国人の採用が決まったものの、「具体的にどんな手続きが必要なのか」「届出の期限はいつまでなのか」「社会保険の扱いは日本人と同じなのか」——こうした疑問を抱える人事担当者は少なくありません。
外国人採用では、日本人の採用にはない在留資格(ビザ)の手続きに加えて、ハローワークへの届出や社会保険・税務の手続きなど、対応すべき項目が多岐にわたります。しかも、届出を怠ると罰則が科される手続きもあります。
本記事では、外国人採用で必要な手続きを採用前・ビザ申請・入社時・入社後の4つのフェーズに分けて時系列で整理し、チェックリスト付きで解説します。これから初めて外国人を採用する企業にも、すでに採用経験のある企業にも役立つ内容です。
外国人採用の手続きは、大きく4つのフェーズに分かれます。全体像を把握した上で、各フェーズの詳細を確認していきましょう。
フェーズ1:採用前の確認(在留資格・在留カードの確認、雇用条件の整理)
フェーズ2:ビザ(在留資格)の手続き(新規申請・変更・更新)
フェーズ3:入社時の届出・加入手続き(ハローワーク届出、社会保険、雇用保険、税務)
フェーズ4:入社後の管理(在留期間の更新、届出義務、退職時の対応)
この記事では、ホワイトカラー人材(ITエンジニア、AIエンジニア、海外営業、バイリンガル人材等)の採用を想定し、主に「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を中心に解説します。
国内在住の外国人を採用する場合、最初に行うべきは在留カードの確認です。在留カードには、在留資格の種類、在留期間の満了日、就労制限の有無などが記載されています。
確認すべきポイントは以下の通りです。
在留資格の種類:「技術・人文知識・国際業務」「高度専門職」「永住者」「定住者」「日本人の配偶者等」など、就労が認められる在留資格かを確認します。「留学」や「家族滞在」の場合は、そのままでは就労できないため、在留資格の変更が必要です。
在留期間の満了日:満了日が近い場合は、更新手続きのスケジュールも考慮する必要があります。
就労制限の有無:在留カード裏面の「資格外活動許可」の有無も確認します。
外国人採用で最も重要な確認事項の一つが、在留資格と実際の業務内容の整合性です。「技術・人文知識・国際業務」ビザの場合、大学の専攻と業務内容に関連性があることが要件です。例えば、情報工学を専攻した人がITエンジニアとして働くことは問題ありませんが、専攻と全く無関係の業務に従事させると、在留資格の要件を満たさない可能性があります。
雇用契約書は日本語と候補者が理解できる言語の両方で作成することが推奨されます。ビザ申請時にも雇用契約書の提出が求められるため、給与額・勤務時間・業務内容・勤務地・契約期間などを明確に記載しましょう。なお、外国人であることを理由に、日本人と比べて不合理に低い給与を設定することは労働基準法違反となります。
ビザの手続きは、候補者の状況によって3つのパターンに分かれます。
海外に住む外国人を日本に呼び寄せて採用する場合は、「在留資格認定証明書(COE)」の交付申請が必要です。
申請者:企業(雇用主)が代理で申請するのが一般的
提出先:管轄の出入国在留管理局
必要書類:申請書、雇用契約書、会社の登記簿謄本、決算書、事業内容説明書、候補者の卒業証明書・履歴書など
審査期間:1〜3か月(企業のカテゴリーにより異なる)
COE取得後の流れ:COEを候補者に送付 → 候補者が在外日本大使館でビザを取得 → 来日
留学ビザから就労ビザへの変更など、在留資格の変更が必要な場合は、「在留資格変更許可申請」を行います。
申請者:外国人本人(企業は必要書類を準備して協力)
提出先:管轄の出入国在留管理局
審査期間:1〜2か月
注意点:変更許可が下りるまでは新しい在留資格での就労はできません。入社日から逆算して早めに申請しましょう。
すでに就労可能な在留資格を持つ外国人が転職する場合、在留資格の範囲内の業務であれば新たなビザ申請は原則不要です。ただし、以下の手続きを行うことを推奨します。
就労資格証明書の取得(任意):新しい勤務先での業務内容が在留資格の範囲内であることを入管に確認してもらう制度です。義務ではありませんが、取得しておくと次回の在留期間更新がスムーズになります。
契約機関の変更届出(義務):転職した場合、14日以内に出入国在留管理局へ届出が必要です。届出を怠ると、在留期間更新時に不利になる場合があります。
外国人を雇い入れた場合、事業主はハローワークへの届出が法律で義務付けられています。対象は、特別永住者を除くすべての外国人労働者です。
届出期限:雇入れ日の属する月の翌月末日まで
届出方法:雇用保険の被保険者であれば「雇用保険被保険者資格取得届」で届出を兼ねることができます。被保険者でない場合は「外国人雇用状況届出書」を別途提出します。
届出内容:氏名、在留資格、在留期間、国籍、生年月日、資格外活動許可の有無など
罰則:届出を怠ったり虚偽の届出をした場合、30万円以下の罰金が科されます。
外国人であっても、日本の企業に雇用されている場合は日本人と同じ社会保険制度が適用されます。
届出期限:入社日から5日以内に「被保険者資格取得届」を年金事務所に提出
社会保障協定:日本と社会保障協定を締結している国(ドイツ、アメリカ、韓国、中国など22か国)の出身者は、母国の年金制度との二重加入を防ぐ特例があります。「適用証明書」の有無を確認しましょう。
届出期限:入社した月の翌月10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」をハローワークに提出
外国人の場合、この届出が前述のハローワークへの届出(外国人雇用状況の届出)を兼ねます。在留カード番号の記載が必要なため、事前にコピーを取得しておきましょう。
労災保険は事業所単位で加入するため、個別の加入手続きは不要です。外国人であっても日本人と同様に適用されます。
給与の源泉徴収では、外国人が「居住者」か「非居住者」かによって税率が異なります。日本に住所があるか、または1年以上居住する意思がある場合は「居住者」として日本人と同じ税率が適用されます。来日したばかりで非居住者に該当する場合は、一律20.42%の源泉徴収が必要です。
また、日本と租税条約を締結している国の出身者は、一定の条件下で税の減免を受けられる場合があります。該当する場合は「租税条約に関する届出書」を税務署に提出します。
在留資格には有効期間があり、期限前に「在留期間更新許可申請」を行う必要があります。更新申請は在留期間満了日の3か月前から可能です。
企業の人事担当者は、外国人社員の在留期間満了日を一覧で管理し、期限の3か月前にはリマインドを行う仕組みを作っておきましょう。更新を忘れてオーバーステイになると、不法滞在として退去強制の対象になり、企業側も不法就労助長罪に問われるリスクがあります。
外国人社員が退職した場合も、以下の届出が必要です。
ハローワークへの届出:離職日の翌月末日までに届出(雇用保険の喪失届で兼用可)
入管への届出:外国人本人が14日以内に「契約機関との契約が終了した」旨の届出を行う必要があります。企業側から本人に案内しましょう。
外国人社員の住所が変わった場合、本人が14日以内に市区町村役場に届出を行う必要があります。転居の際には、本人に届出の必要性を案内しましょう。
外国人採用で必要な手続きを一覧にまとめました。印刷して社内で活用してください。
【採用前】
□ 在留カードの確認(表面・裏面のコピー取得)
□ 在留資格と業務内容の整合性チェック
□ 雇用契約書の作成(日本語+候補者の言語)
□ ビザ申請のパターン確認(COE / 変更 / 更新 / 不要)
【ビザ手続き】
□ 必要書類の準備(会社側:登記簿謄本、決算書、事業内容説明書等)
□ 申請書の提出(入管)
□ 審査結果の受領・在留カードの受取
【入社時届出】
□ ハローワークへの届出(翌月末日まで)
□ 社会保険(健康保険・厚生年金)の加入手続き(5日以内)
□ 雇用保険の加入手続き(翌月10日まで)
□ 源泉徴収の区分確認(居住者 / 非居住者)
□ 社会保障協定の該当確認
□ 租税条約の該当確認
【入社後管理】
□ 在留期間の満了日をカレンダー登録
□ 更新申請のリマインド(満了3か月前)
□ 退職時のハローワーク届出
□ 退職時に本人へ入管届出を案内
外国人採用の手続きは多岐にわたりますが、全体像を把握してチェックリストで管理すれば、決して難しいものではありません。重要なのは、採用前の段階から手続きのスケジュールを立て、期限を守って確実に対応することです。
特にビザ(在留資格)の手続きは審査に1〜3か月かかるため、入社予定日から逆算した計画が不可欠です。また、ハローワークへの届出や社会保険の加入手続きには期限があり、届出漏れには罰則もあります。
「手続きが複雑で不安」「初めての外国人採用で何から始めればいいかわからない」という場合は、外国人採用に精通した人材紹介会社に相談するのが最も効率的です。
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